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Nómina Electrónica

El proceso de generación de nómina en LUCIA permite calcular devengos, deducciones y realizar la transmisión oficial a la DIAN. A continuación se detalla el flujo de trabajo requerido.

1. Configuraciones Iniciales​

Antes de liquidar la nómina, es indispensable asegurar que la información base esté correcta.

Gestión de Empleados​

Diríjase al módulo de nómina para configurar los empleados.

  • Debe crear uno a uno los empleados de la compañía.
  • Seguridad Social: En la parte inferior del formulario del empleado, es obligatorio seleccionar los proveedores a los cuales se realizarán los aportes (EPS, ARL, Fondo de Pensiones y Caja de Compensación).

Contratos Laborales​

Una vez creado el empleado, debe configurar su contrato desde la opción Contratos del Empleado.

Configuración Crítica para la DIAN

Al configurar el contrato, preste atención a los siguientes campos obligatorios para el reporte correcto:

  • Frecuencia de Pago: Debe seleccionarse "Mensual".
    • Nota: Aunque realice pagos quincenales internos, para el reporte a la DIAN se debe marcar mensual ya que el envío electrónico se realiza una vez al mes.
  • Nivel de ARL: Es vital para el cálculo correcto de la seguridad social.

2. Liquidación de Nómina​

Para generar los cálculos del mes:

  1. Ingrese a Nómina > Nóminas.
  2. Haga clic en Crear Nueva Nómina (o "Crear" según su interfaz).

Selección del Periodo​

El sistema le solicitará el Año y el Mes a liquidar.

Selección del Periodo

Para la transmisión mensual a la DIAN, en el campo "Periodo" debe seleccionar siempre la opción "Semana 4 (2da quincena / Mensual)". Esto asegura que se liquide el mes completo.

Al hacer clic en Guardar, el sistema calculará automáticamente:

  • Salario base.
  • Auxilio de transporte.
  • Deducciones de ley (Salud y Pensión).

3. Gestión de Eventualidades (Novedades)​

Si necesita registrar bonificaciones, comisiones, horas extra o embargos que afecten el salario base, no debe editar la nómina directamente, sino usar el submódulo de Eventualidades.

  1. Ingrese a Nómina > Eventualidades.
  2. Seleccione el tipo (ej. "Pagos Eventuales" o "Descuentos de Nómina").
  3. Registre la novedad asociada al empleado y la fecha correspondiente dentro del periodo que está liquidando.

Recálculo de Valores​

Importante

Si usted registra una eventualidad después de haber creado la nómina inicial, debe regresar a la pantalla de la nómina y hacer clic en el botón 🔄 Recalcular. Si no realiza este paso, los nuevos valores no se verán reflejados en el total a pagar ni en el desprendible.

4. Revisión y Emisión a la DIAN​

Antes de enviar, se recomienda verificar la información:

  1. Desprendible de Nómina: Puede descargar el PDF para ver el detalle de ingresos, deducciones y el neto a pagar.
  2. Estado de la Nómina: Inicialmente aparecerá como Pendiente y el CUNE como No disponible.

Transmisión Final​

Cuando esté seguro de que los cálculos son correctos:

  1. Haga clic en el botón Cerrar (o la opción de envío habilitada en su vista).
  2. El sistema transmitirá la información a la DIAN.
  3. El estado cambiará y se generará el CUNE (Código Único de Nómina Electrónica), confirmando que el documento tiene validez legal.